Privacybeleid Studiekring

Hoe gaan wij om met persoonlijke gegevens van onze websitebezoekers, geïnteresseerden, klanten, leveranciers, sollicitanten en medewerkers? U leest het in deze privacyverklaring.

Algemeen: de gedragscode van Studiekring

Wie bij ons werkt of voor ons werkt (leveranciers) kent onze gedragscode en houdt zich daaraan.

• Wij respecteren de dataprivacy van al onze relaties.
• Wij zorgen uitstekend voor de aan ons toevertrouwde gegevens.
• Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
• Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd voor de relatie die we met elkaar hebben en het doel dat we met elkaar nastreven.
• Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of verplicht is.
• Als onze leveranciers of klanten vertrouwelijke gegevens van ons ontvangen, leggen wij ze dezelfde zorgplicht op.
• Als wij data van een bezoeker/gebruiker verzamelen of uit meerdere bronnen combineren, melden wij dat onomwonden en geven we aan welk doel we daarmee willen bereiken en welk voordeel de bezoeker/gebruiker daarvan heeft.
• Wij zijn open over de data die wij van een bezoeker/gebruiker hebben opgeslagen.
• Indien technisch mogelijk geven wij de bezoeker/gebruiker de mogelijkheid die data zelf te wijzigen, te verwijderen of mee te nemen.
• Wij leveren, delen of verkopen geen herleidbare data aan welke andere partij dan ook, tenzij wij daar expliciet toestemming voor hebben gevraagd en gekregen.

Over ons

Studiekring B.V. is een dienstverlenende organisatie, die ondersteuning aanbiedt aan leerlingen, ouders en organisaties op het gebied van huiswerkbegeleiding, bijles, examentrainingen en overige trainingen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Utrecht aan de Australiëlaan 11. Voor de exacte locaties van onze vestigingen verwijzen wij naar onze website.

Met privacy gerelateerde vragen kunt u terecht bij onze klantenservice (klantenservice@studiekring.nl of 085-0498200).

U kunt via de klantenservice ook een verzoek indienen voor inzage, wijziging en/of verwijdering van persoonsgegevens. Mocht u het idee hebben dat wij niet goed met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij klantenservice@studiekring.nl en bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers, geïnteresseerden, klanten, ouders, leerlingen, sollicitanten en medewerkers) en voor verschillende doeleinden.
De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde derde partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis.

• Van websitebezoekers leggen wij door middel van cookies vast hoe de website wordt gebruikt. Dit doen we om de website te kunnen verbeteren en het productaanbod aan te passen. Het plaatsen van cookies kunt u – als u daar bezwaar tegen hebt – zelf blokkeren (zie Websitebezoekers).
• Als u als geïnteresseerde informatie opvraagt via de website slaan wij de verstrekte informatie op in ons CRM-systeem. Wij verwerken deze informatie om u te informeren over producten en diensten. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij uw informatie na 2 jaar.
• Als u zich hebt geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan kunt u zich via iedere nieuwsbrief uitschrijven.
• Als u klant/ouder/leverancier wordt bij ons breiden we de gegevens uit met de informatie die nodig is voor de contractuele en de administratieve verplichtingen. Tevens gebruiken wij de gegevens voor kwaliteitsmetingen en enquetes om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. De gegevens van klanten bewaren we conform de fiscale bewaarplicht 7 jaar. Gegevens die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen zullen wij verwijderen nadat deze niet langer meer noodzakelijk zijn. Leerlinggegevens en gegevens over de voortgang bewaren we 7 jaar, omdat daarmee voortgezette dienstverlening na een onderbreking beter op maat aangeboden kan worden.
• Als sollicitant verstrekt u ons persoonlijke gegevens, zodat wij uw sollicitatie kunnen beoordelen. Als u niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij u ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures, in dat geval bewaren we uw gegevens maximaal 1 jaar).
• Als u als medewerker bij ons in dienst treedt dan breiden wij de persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en de administratieve verplichtingen. Deze gegevens verwijderen wij 7 jaar na uw uitdiensttreding. Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen.

Websitebezoekers

Door studiekring.nl worden alleen functionele cookies en analytische cookies geplaatst. De analytische cookies zijn van Google Analytics, en deze zijn op een privacyvriendelijke manier geconfigureerd (zie ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens).

Door de manier waarop we Google Analytics gebruiken hoeven we u hier geen toestemming voor te vragen.
Wat houdt (in het kort) de privacyvriendelijke inrichting in:

• We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten;
• We delen geen gegevens over het gebruik van onze website met Google (voor bijvoorbeeld benchmarkgegevens);
• We Google Analytics-cookies worden niet gebruikt voor andere Google-diensten;
• We hebben gekozen voor de optie om het IP-adres van de bezoeker te maskeren;
• De gegevens van Google Analytics cookies worden beveiligd (versleuteld) verstuurd.

Mocht u voor onze en alle andere websites die u bezoekt het plaatsen van Google cookies willen blokkeren, dan is daar een simpele oplossing voor. Zie Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Geïnteresseerden, klanten (en leerlingen) en leveranciers

Via het contactformulier op deze website en via andere kanalen ontvangen wij persoonlijke gegevens van medewerkers, geïnteresseerden en vertegenwoordigers van organisaties.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• Uw naam
• Naam van uw kind (de leerling)
• Schoolgegevens van uw kind
• Adressen
• Telefoonnummers
• E-mailadres
• IBAN-nummer
• Contact- en telefoonnotities
• School en mentor (inclusief mailadres)

Bij zakelijke relaties daarnaast nog:

• Naam van de organisatie
• Naam van de medewerker/vertegenwoordiger
• Functie
• Website
• BTW-nummer
• KvK-nummer
• E-mailadres

Deze gegevens slaan wij op in ons CRM-systeem, in contracten en in de financiële administratie. De gegevens worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de partij die voor de administratieve verwerking is ingeschakeld.

Voor geïnteresseerden hanteren we een bewaartermijn van 2 jaar na het laatste contact, voor klanten houden we ons aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Sollicitanten en medewerkers bij Studiekring

Als u solliciteert bij Studiekring dan verwerken we van u de volgende gegevens:

• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Opleidingen
• Werkervaring
• Indien van toepassing; referenties
• Contact- en telefoonnotities

Als u niet bij ons komt werken, verwijderen wij deze gegevens na 4 weken, tenzij wij met u een andere afspraak hebben gemaakt.

Als u bij ons komt werken, dan vullen we de gegevens aan om tot een volwaardig personeelsdossier te komen. Denk hierbij aan:

• BSN-nummer
• Geboorteplaats
• Kopie legitimatiebewijs
• Bankrekeningnummer
• Eventueel kopie werkvergunning, verblijfsvergunning
• Eventueel kopieën van polissen, diploma’s en andere documenten
• Arbeidscontract
• VOG
• Beoordelingen
• Vakantie- en verzuimregistratie

U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

De gegevens worden opgeslagen in uw personeelsdossier, waar alleen de bevoegde medewerker en u toegang toe hebben. Wij leggen uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als u ons daar toestemming voor hebt gegeven. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Delen van informatie met derden

Studiekring deelt in bepaalde gevallen gegevens met derden. Dit doen wij om onze dienstverlening optimaal te kunnen aanbieden en is gericht op het verbeteren van de dienst richting onze klanten. Als klant kunt u op elk moment kenbaar maken dat de informatie-uitwisseling ongewenst is. Wij zullen dat per ommegaande beëindigen en waar mogelijk en relevant de betrokken partijen verzoeken de informatie te verwijderen. Wij delen onze informatie o.a. met;

• School of mentor van ingeschreven kind. Vanuit Studiekring geloven we in een integrale aanpak bij het ondersteunen van uw kind. Hierbij delen wij voortgangsinformatie uit met ouders, maar ook met school (of mentor). Op verzoek kunnen wij deze informatie-uitwisseling beëindigen.

• Drukkerij. Wanneer Studiekring drukwerk laat ontwikkelen vindt ook de verzending hiervan plaats. De leverancier van Studiekring krijgt hiervoor toegang tot persoonsgegevens (NAW) voor dit specifieke doel. De gegevens worden na afloop van verwerking verwijderd.

Beveiliging

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van een uitgebreide set aan organisatorische en technische maatregelen. Als wij gegevens verstrekken aan een verwerker die aan ons een dienst verleent, hebben wij in de verwerkersovereenkomst goede afspraken gemaakt en zorgen ervoor dat deze partij minimaal hetzelfde niveau hanteert als bij Studiekring van toepassing is.

Wijzigingen

Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op de website van Studiekring (studiekring.nl).

Versie: december 2018